Un renseignement personnel est « tout renseignement qui concerne une personne physique ou morale et qui permet de l’identifier »[1]. Par exemple, les renseignements personnels peuvent viser votre nom, vos coordonnées (adresse postale et numéro de téléphone à domicile, adresse électronique) ainsi que votre code d’accès au Site.

Cette Politique s’applique aux renseignements personnels détenus par la SQEP dans le cadre de ses activités.

[1] Article 2, Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1

Bien que chacun soit responsable de protéger les renseignements personnels auxquels il a accès, le Conseil d’administration de la SQEP a désigné l’adjoint administratif de la SQEP comme responsable de la protection des renseignements personnels aux fins de l’application de la Politique ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après appelée Loi sur la PRP).

Ainsi, l’adjoint administratif :

• Assure la prise en charge et le suivi de tout incident de confidentialité tel que défini dans la Loi sur la PRP,
• Reçoit et traite toute demande d’information et toute plainte relative à l’application de la Politique de la SQEP sur la protection des renseignements personnels,
• Rend compte, au moins annuellement, au Conseil d’administration des incidents de confidentialité, des plaintes reçues et des mesures prises.

Par ailleurs, en tant que membre de la SQEP, vous avez l’obligation de veiller à garder votre code d’accès et votre mot de passe secrets et de ne les divulguer à personne. 

Si vous avez des questions au sujet de cette Politique, de ses dernières mises à jour, pour faire une plainte ou pour signaler un incident de confidentialité, n’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels :

Laval Villeneuve, adjoint administratif de la SQEP

• par courriel à info@sqep.ca,
• par téléphone au 1-438-525-1927,
• par écrit à l’adresse :

Société québécoise d’évaluation de programme

25, rue Thomas-Lapointe

Terrebonne (Québec)

J6W 3M8.

La SQEP ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et sont constitués seulement des renseignements transmis par les membres.

Ces renseignements sont collectés par la SQEP :

• Via la plateforme d’hébergement de son site internet lors de l’adhésion d’un(e) membre ou du renouvellement de son adhésion à la SQEP ou lors de l’inscription à une activité offerte par la SQEP,
• Par l’entremise de la Société canadienne d’évaluation (SCÉ) lors de l’adhésion à la SQEP via la SCÉ.

Aucun renseignement lié à une carte de crédit ou au compte bancaire d’un membre n’est collecté lors de l’inscription à une activité ou lors de l’adhésion ou du renouvellement de l’adhésion. Dans ces situations, le paiement est entièrement traité et administré par les solutions bancaires de tiers fournisseurs de services (tels que Stripe ou la Caisse Desjardins de l’administration et des services publics) directement sur leur site internet sécurisé.

Toutefois, lors du remboursement d’un membre par la SQEP, des informations relatives à une carte de crédit ou au compte bancaire du membre peuvent être exigées. Dans d’une telle situation, dès que le remboursement a été effectué, les informations collectées relativement à la carte de crédit ou au compte bancaire du membre sont effacées de la base de données de la SQEP.

Les renseignements personnels collectés par la SQEP sont recueillis aux seules fins suivantes :

• Communiquer avec ses membres et avec les participants aux activités qu’elle offre dans le cadre de la réalisation de sa mission et dans le respect de ses règlements,
• Connaître le profil professionnel des membres de la SQEP, des participants aux activités qu’elle offre et des utilisateurs de son site internet,
• Assurer le suivi de la facturation et des paiements dûs à la SQEP,
• Assurer le suivi des inscriptions et de la participation aux activités offertes par la SQEP,
• Supporter la participation des membres aux activités offertes par la SQEP.

Les renseignements personnels collectés par la SQEP sont :

• Partagés avec la SCÉ en vertu d’une entente de confidentialité entre la SQEP et la SCÉ, lorsqu’un membre adhère simultanément à la SQEP et à la SCÉ (cette entente est actuellement en cours d’élaboration, 14 septembre 2023),

• Partagés avec le formateur, la formatrice, le modérateur, la modératrice ou un membre du Conseil d’administration qui parraine l’activité seulement dans le cadre de cette activité et dans le seul but de supporter le déroulement de l’activité. Dans ces situations, seuls les nom, prénom et activité professionnelle des personnes inscrites à l’activité peuvent être transmis sous réserve du consentement des personnes concernées obtenu préalablement à la tenue d’une activité. De plus, la SQEP inclut dans l’entente de service conclue avec le formateur, la formatrice, le modérateur ou la modératrice une clause de protection des renseignements personnels et de destruction des renseignements obtenus dès que l’activité est complétée.
• Partagés avec un service de messagerie de masse qui assure le service de transmission de son infolettre mensuelle. Dans ce cas, la SQEP n’a recours qu’à des entreprises spécialisées (telles que CyberImpact) qui respectent les exigences de la Loi sur la PRP. Un tel service de messagerie de masse offre, à chaque envoi, la possibilité pour le membre de se désinscrire de la liste de distribution.
• Transmis par la SQEP au demandeur lorsqu’une obligation légale l’y contraint.

Dans tout autre cas, une autorisation explicite est demandée au membre concerné avant de transmettre des renseignements personnels qui le concernent.

Finalement, la SQEP s’engage formellement à ne vendre ou autrement aliéner contre une quelconque rétribution aucun renseignement personnel collecté, obtenu ou mis à la disposition de la SQEP dans le cadre de ses activités.

D’une part, la SQEP obtient des services spécialisés ou des outils technologiques visant à soutenir la réalisation de sa mission (par exemple, hébergement de site internet) seulement auprès d’entreprises assurant un niveau de protection des renseignements personnels correspondant aux exigences de la Loi sur la PRP.

D’autre part, toute modification à la structure de la base de données mise en place par la SQEP relativement à la gestion de ses membres ainsi que tout changement quant à son hébergement et sa gestion doivent faire l’objet d’une autorisation préalable obtenue par le biais d’une résolution extraordinaire du conseil d’administration de la SQEP.

De plus, tout accès aux renseignements personnels détenus par la SQEP est expressément autorisé par le responsable de la protection des renseignements personnels (l’adjoint administratif de la SQEP).

Tout membre de la SQEP constatant ou ayant des raisons de croire qu’un incident de confidentialité^[2] est survenu est invité à en informer le responsable PRP par courriel à l’adresse info@sqep.ca en indiquant les informations pertinentes en sa possession.

Pour sa part, le responsable PRP constatant, ayant des raisons de croire qu’un incident de confidentialité est survenu ou ayant reçu un avis d’incident de confidentialité doit :

• Aviser la présidence de la SQEP de tout incident de confidentialité constaté ou rapporté,
• Vérifier le fondement de l’avis ou de la constatation,
• Apporter les mesures ou correctifs appropriés afin de protéger adéquatement les renseignements personnels concernés,
• Aviser la personne dont les renseignements personnels sont concernés par la constatation ou par l’avis d’incident des mesures prises et des correctifs apportés.

^[2] Exemples d’incidents de confidentialité : hameçonnage, déploiement de logiciels malveillants, attaque par rançongiciel, botnet, attaque par force brute, envoi de renseignements personnels à une mauvaise adresse courriel, etc.

Les renseignements personnels détenus par la SQEP concernant un membre ou un participant à une activité offerte par la SQEP sont conservés pour une période de 2 ans à partir du plus éloigné des événements ci-dessous :

1. l’expiration de son adhésion à la SQEP,
2. la date de sa participation à une activité de la SQEP.

Passé cette période, ces renseignements personnels sont effacés de la base de données de la SQEP lors d’une mise à jour annuelle effectuée le ou vers le 30 septembre.

Toutefois, les renseignements détenus par la SQEP concernant un membre ou un participant à une activité offerte par la SQEP peuvent être anonymisés et les informations ainsi obtenues peuvent être conservées pour des fins d’analyse.

D’une part, la SQEP assure l’accessibilité pour tout membre de la SQEP à tous renseignements personnels le ou la concernant.

D’autre part, tout membre peut faire une demande d’accès aux renseignements personnels détenus à son sujet par la SQEP. Une telle demande est adressée par écrit au responsable PRP à l’adresse Info@sqep.ca.

Un membre qui constate que des renseignements personnels qui le ou la concernent sont incomplets, inexacts ou équivoques peut adresser une demande écrite au responsable PRP, à l’adresse info@sqep.ca, afin d’apporter les rectifications souhaitées.

Un «témoin» est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification unique et qui permet d’identifier les utilisateurs d’un site et de suivre certaines de leurs activités sur ce site.

La SQEP, par l’entremise de son fournisseur de service d’hébergement de site internet, utilise des témoins de connexion afin d’assurer la fonctionnalité des services proposés et améliorer l’expérience des utilisateurs. 

Seuls les témoins nécessaires au fonctionnement de notre site internet et qui nous permettent de mieux comprendre l’utilisation que vous faites du site de la SQEP sont utilisés. Ces témoins sont stockés sur votre appareil seulement si vous y consentez en cliquant sur « J’accepte » lorsque vous y êtes invité lors de votre connexion.

La SQEP n’utilise pas de témoin de géolocalisation.